Sie behalten die Kontrolle. Wir nehmen Ihnen den Papierkram ab.
Selbst zu vermieten heißt: Belege, Fristen, Heizkosten, Handwerker, Mieterpost — und am Jahresende die Abrechnung, die stimmen muss. Hausfon bündelt genau das. Ihre Bank und Ihr Steuerberater bleiben Ihre — die Software füttert sie, statt sie zu ersetzen.
Kein Geld in der Software
Hausfon löst keine Zahlungen aus und braucht keinen Bankzugang. Kein BaFin-Risiko, keine SEPA-Haftung — Sie überweisen und ziehen ein wie immer, in Ihrem eigenen Banking.
Belege statt Buchhaltung
Das Herz ist die Belegakte: erfassen, per KI einordnen, revisionssicher ablegen, an den Steuerberater exportieren. Wer mag, schaltet die vollständige, GoBD-konforme Buchung dazu — ohne Buchhaltungs-Studium.
Fristen, die warnen
Die 12-Monats-Frist der Nebenkostenabrechnung verpasst — und die Nachforderung ist weg. Hausfon warnt gestuft, lange vorher, mit Risiko-Anzeige.
„Sie behalten Ihre Bank. Wir machen den Papierkram." — das Versprechen in einem Satz.
Ob ganzes Haus oder eine Wohnung — wenn Sie selbst vermieten.
Mehrfamilienhaus
Mehrere Wohnungen, Heizkosten, Hausmeister, Handwerker — und für jede Einheit eine eigene Abrechnung. Hausfon bündelt alle Objekte und Einheiten an einem Ort.
- Soll/Ist je Mieter — sehen, wer noch offen ist, ohne Geld zu bewegen
- Nebenkostenabrechnung je Einheit, mit Umlageschlüssel und Heizkosten
- Mieter melden Zählerstand & Schäden selbst — das entlastet am meisten
Einzelne Eigentumswohnung
Eine Wohnung, ein Mieter — trotzdem volle Pflichten: Belege, Frist, Abrechnung, und die saubere Trennung zwischen Ihrer Wohnung und der Gemeinschaft. Hausfon bleibt dafür schlank.
- Genau ein Vorgang im Blick — kein Verwalter-Overhead
- WEG-Abrechnung des Verwalters einlesen und an den Mieter umlegen
- E-Rechnungen vom Handwerker korrekt empfangen (seit 2025 Pflicht)
Nicht gedacht für: gewerbliche Hausverwaltungen oder Vollverwalter, die fremde Objekte im Kundenauftrag betreuen. Hausfon ist für Eigentümer, die selbst in der Hand behalten wollen — nicht für die Verwaltung im Auftrag Dritter.
Alles, was Selbstverwaltung wirklich braucht — und nichts, was sie aufbläht.
Bausteine, die ineinandergreifen. Jeder löst eine konkrete Aufgabe aus dem Alltag.
Foto rein, Steuerberater-Export raus Herzstück
Rechnung abfotografieren oder E-Rechnung empfangen, die KI schlägt Objekt & Kostenart vor, Sie bestätigen mit einem Klick. Alles landet revisionssicher (WORM, 8 Jahre, GoBD) und geht per Klick als DATEV/CSV an den Steuerberater.
Nebenkostenabrechnung, fristsicher
Umlagefähige Belege + Heizkosten + Zählerstände → fertige Abrechnung je Mieter, Vorauszahlung gegengerechnet, als PDF mit Zustellnachweis — rechtzeitig vor der 12-Monats-Frist.
Fristen-Wächter, der warnt
Abrechnungsfrist, monatliche Verbrauchsinfo, E-Rechnungs-Archiv — gestufte Warnungen mit Risiko-Score, lange bevor eine Frist reißt. Per E-Mail oder Telegram aufs Handy.
Zahlungen im Blick — ohne Bankzugriff
Soll/Ist je Mieter: Eingang abhaken oder Kontoauszug hochladen. Bei Rückstand erzeugt Hausfon die fertige Erinnerung. Ohne Geld zu bewegen.
Mieter-Self-Service, der entlastet
Mieter melden Zählerstand und Schäden mit Foto, rufen Dokumente ab und pflegen Kontaktdaten — jede Aktion landet als Vorgang in der Akte.
Foto rein, geprüfter Beleg raus — die KI macht die Fleißarbeit.
Der mühsamste Teil der Selbstverwaltung wird zur Nebensache. Sie behalten die Kontrolle: die KI schlägt vor, Sie bestätigen.
- Erfassen
Rechnung fotografieren, PDF hochladen oder E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) empfangen.
- Erkennen & einordnen
Dokumenttyp, Objekt und Kostenart werden vorgeschlagen — mit Sicherheits-Wert. Unsicheres landet im Eingangskorb, nie wird blind gebucht.
- Sie bestätigen
Stimmt alles, ein Klick — fertig.
- Sicher abgelegt
Unveränderbar archiviert (8 Jahre, GoBD) und für Abrechnung & Steuerberater vorgemerkt.
Eingang
Foto · PDF · XML
Klassifizieren
Rechnung · Foto · Zähler
Routen
Akte · Vorgang · Ablesung
Ihre Freigabe
ein Klick
Buchen & ablegen
WORM · Steuerberater
Die Nebenkostenabrechnung — auf Knopfdruck, fristsicher.
Das Vorzeige-Ergebnis. Aus den umlagefähigen Belegen eines Jahres, den Heizkosten und den Zählerständen rechnet Hausfon jede Einheit aus — und passt auf, dass die Frist nicht reißt.
- Nur das Umlagefähige
Verwaltung und Instandhaltung werden automatisch ausgeschlossen — wie es die Betriebskostenverordnung verlangt.
- Heizkosten korrekt verteilt
50–70 % nach Verbrauch, Rest nach Fläche — inklusive der monatlichen Verbrauchsinfo an Mieter.
- Fristenmonitor
12-Monats-Ausschlussfrist im Blick — Warnung 60/30/14 Tage vorher, mit Zustellnachweis.
Pflicht-Fristen im Überblick
| Pflicht | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Betriebskostenabrechnung | 12 Monate nach Jahresende | § 556 BGB |
| Monatliche Verbrauchsinfo | monatlich (fernablesbar) | § 6a HeizKV |
| Heizkostenverteilung | 50–70 % nach Verbrauch | § 7/§ 9 HeizKV |
| E-Rechnung empfangen | seit 1.1.2025 | § 14 UStG |
| Belege aufbewahren | 8 Jahre, revisionssicher | GoBD · § 147 AO |
Hausfon überwacht diese Fristen automatisch und meldet sich gestuft, bevor etwas Geld kostet.
Gebaut für die deutschen Spielregeln — nicht drumherum.
Hausfon nimmt Ihnen den Papierkram ab, nicht die Verantwortung. Aber es führt ihn so, dass er einer Prüfung standhält.
BetrKV · § 556 BGB
Nur umlagefähige Kosten in der Abrechnung, 12-Monats-Frist überwacht.
Heizkostenverordnung
50–70 % nach Verbrauch + monatliche Verbrauchsinfo bei fernablesbaren Zählern.
E-Rechnung · § 14 UStG
Empfang seit 2025 Pflicht — XRechnung/ZUGFeRD werden im Original archiviert.
GoBD · revisionssicher
Belege unveränderbar abgelegt (WORM), 8 Jahre, nachvollziehbar.
DSGVO · EU
Daten in der EU, KI wahlweise lokal auf eigenem Server. Löschkonzept inklusive.
Kein Banking = kein BaFin
Die Software bewegt kein Geld — kein Bankrisiko, keine SEPA-Haftung für Sie.
Ehrlich eingeordnet: Hausfon ersetzt nicht den Steuerberater und ist keine Rechtsberatung. Es liefert die saubere, prüffeste Grundlage — die Abgabe und Beratung bleiben bei Ihren Profis.
Was Vermieter zu Hausfon fragen.
Was ist Hausfon – und für wen? +
Braucht Hausfon Zugriff auf mein Bankkonto? +
Wie erstelle ich eine Nebenkostenabrechnung? +
Welche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung? +
Welche Kosten sind umlagefähig? +
Muss ich als Vermieter E-Rechnungen empfangen können? +
Sind meine Belege revisionssicher gespeichert? +
Funktioniert Hausfon auch für eine einzelne Eigentumswohnung? +
Was kostet Hausfon? +
Ist Hausfon DSGVO-konform und wo liegen die Daten? +
Was ist Hausfon Voice – und für wen? +
Was kostet Hausfon Voice und wie bekomme ich es? +
Sie behalten Ihre Bank. Wir machen den Papierkram.
Sehen Sie Hausfon an Ihrem eigenen Objekt — ein Foto, ein Beleg, eine Abrechnung. Schreiben Sie kurz, mit wie vielen Einheiten Sie starten.